部門利益をタイムリーに把握する方法
はじめに
会社を継続していく上で重要なことは利益を獲得し続けることです。
利益は会社を存続させるための源泉です。売上が増えたからといって利益に結びつかなければ全く無意味だということは、ここではっきりと申し上げておきます。
利益は、以下のサイクルを回すことで確実に増やすことができます。
- １． 利益を把握する単位を事業や部門にブレークダウンする（部門別損益計算のための部門分け）
- ２． ブレークダウンした単位の利益をタイムリーに把握する（秒速決算の導入など）
- ３． その利益が良い状態なのか悪い状態なのかの評価軸を作る（予算作りが有効）
- ４． 利益管理している各事業や部門ごとのテコ入れを図る（そのために利益感度分析をやってみる）
- ５． 事業や部門の選択と集中を図る
- ６． 空いたリソースにより新しいことを始める
これらを行っていけば、ほぼ100％利益を増やせます。もっと増やせるはずの利益が現状のままなのは、これらのサイクルづくりを経営者が行えていないからです。
理屈では分かっているんだけど、重い腰が上がらない・・・という経営者もいらっしゃるでしょう。正直、こんな管理を継続させるのは面倒くさいですから。。。
でも、もっと増やせるはずの利益があるのに、もったいない状況であることは確かです。
KMSでは秒速決算の導入支援やコンサルティングサービスを通じて、上記のサイクルづくりをご支援しています。当然ながら、この実現で獲得できる利益は、お支払いいただくフィーに比べて格段に高いものとなります。
上記のサイクルづくりには興味あるものの、自社のみでの対応はしんどい、という場合は是非お気軽にKMSへお声がけください。きっと役に立つお話ができると思います。
さて、今回はこれらサイクルの２番目の話をしてみたいと思います。
１番及び３番目から５番目までについては、それぞれ別の記事で解説していますのでそちらをご参照ください。
利益を増やしたければ利益をタイムリーに把握すべし！
利益をタイムリーに把握すべき理由は、陸上選手がタイムを計り続けたり、ダイエットの時に毎日体重計に乗るのと同じです。
いずれも、単に計ることが目的ではありません。活動の成果としての数値を計測することで、行動改善のポイントを見出すことが目的です。
行動改善のポイントを見出せれば、より良い結果に繋げやすいです。そして、行動改善は早ければ早いほどよいです。だからタイムリーな利益の把握が利益の増加に貢献するのです。
あえて様子を見る（つまり行動改善はしない）判断をすることもありますが、タイムリーな数値把握の結果としての判断であれば、判断材料がなく手をこまねいている状況とは大きく異なります。
利益は差額
ところで、利益は売上（収入）から費用を差し引いた差額です。
そのため、利益を把握するためには、売上も費用も把握しなければなりません。タイムリーな売上と費用の把握の結果として、タイムリーな利益を把握できるようになります。
タイムリーな利益集計のポイントは現場にある
経理が資料を収集してから部門別のPLを作成してくれているかもしれませんが、それを把握できるタイミングは翌月の中旬から月末にかけて、遅い場合は翌々月になったりします。それってタイムリーとは言えませんよね。
では、どうすればタイムリーな利益を把握できるようになるのでしょうか。その答えは現場にあります。
各部門の現場社員は、自分の関連する売上や費用をタイムリーに把握しています。だから、それを各社員に集計してもらえばよいのです。結果として売上と費用の差額として算出される利益がタイムリーに集計されるようになります。
KMSが支援しているクライアントは、当月半ばには、当月の着地見込みや今期の着地見込みを各部門から報告し合えるようになっています。各部門の合計値として全社単位の利益もタイムリーに把握できる仕組みが作り上げられているのです。
タイムリーに把握する利益は営業利益（貢献利益でもOK）
利益は、できれば営業利益を把握できるようになるのが望ましいです。ただ、各部門で全部の固定費を把握するのは困難であることも多く、そのような場合は、貢献利益（部門で把握できる広告費などの直接経費を売上から控除した利益）でもOKです。何なら最初は粗利の把握からスタートでもOKです。
とにかく各部門において、売上のみでなく、利益を把握する習慣を作ることが重要です。
因みに、経常利益や当期純利益はタイムリーに把握しなくて大丈夫です。各部門にとって営業外収支や特別収支は関係ないですし、営業利益さえ把握しておけば、経営かじ取りには十分だからです。
売上の把握だけではだめ？
売上は利益の獲得に結び付く最重要の数値です。ただ、目的が利益の増加である以上、売上の把握のみでは不十分です。なぜなら、利益は売上と費用のバランスで決まるからです。
売上がどんなに大きくても、それを稼ぐために投入する原価や人件費、広告宣伝費といった他の費用が過大であれば赤字になってしまいます。
そのバランス自体をタイムリーに把握することが重要なのです。
共通費は共通部門を作ってぶちこめばよい
各部門でタイムリーに把握しない他の費用は全部共通費として処理しましょう。
共通部門を作って全部ぶち込みましょう。固定費なんかは毎月同じ金額だったりしますので、粗々の数値で構いませんので、各費用科目に数値を入れ込んでしまいましょう。
各部門で集計される数値に共通部門の数値を加えた結果、全社の営業利益が算定されるようにすることがポイントです。
全社費用は、もしかすると経理部門の方々が管理するとよいかもしれませんね。細かい誤差は経営かじ取りには影響しませんので、円単位の正確性にはこだわらず、集計のスピードを優先させましょう。
結果として、粗々の数値でも全社の営業利益がタイムリーに集計されるようになればOKです。
月次決算により正確な数値集計ができたタイミングで、上記の粗々の集計値との比較をすると、そんなに誤差が無かったりするものです。
或いは誤差が大きい場合は、現状の数値集計のやり方がどこかおかしいので、その方法を見直しましょう。きっとすぐに、ある程度の正確値が集計できるようになると思います。
利益集計のためのルールを決める
各部門の現場社員に数値集計をしてもらうにあたって、そのためのルール作りと浸透が重要です。闇雲に数値集計されたら意味ないですからね。
注意点は大きく
- ・いくらの金額を計上するか
- ・どのタイミングで計上するか（今月か、或いは来月か、或いは・・・）
の２点しかありません。
このうち前者（いくらで計上するか）は、支払ったり入金されたりする金額を参照すればよいので、そんなに迷うことはないかと思います。強いて挙げるなら、消費税込みで計上するか、消費税抜きで計上するかの違いがありますが、会社が採用するルール次第なので、どちらで処理すべきかは社内で確認してみて下さい（通常は税抜）。
後者（どのタイミングで計上するか）については、少し会計学的な内容を理解する必要がありますが、主な留意点は、
- ① 発生主義の概念を理解する
- ② 売上計上のタイミングは、経理担当者に確認する
- ③ 売上に紐づく費用（売上原価など）は、売上計上のタイミングで計上する
- ④ 売上に紐づかない費用は、請求書などに書いていある日付を見て計上する
- ➄ 一括で費用処理できない減価償却資産の存在に注意する
という感じですので、耳慣れないのは①の中にある「発生主義」や⑤の中にある「減価償却資産」という単語くらいではないでしょうか。
会計理論上、最難関は②ですが、①さえ押さえておいていただければそんなに大きなミスにはつながりにくいですし、何よりマニアックな内容は経理担当者が検討してくれていますので、その方々からルールを伺い、その通りに処理すれば問題ないでしょう。以下で、それぞれについて簡単に触れてみたいと思います。
① 発生主義の概念を理解する
例えば、４月にお客様に商品を販売し、５月に入金されたとしたら、売上は何月に認識するべきでしょうか。また、４月に社員に働いてもらった給料を５月に支払う場合、給料は何月の費用として認識するべきでしょうか。
発生主義においては、それぞれ４月に売上と費用を認識します。
現金の収支とは関係なく、売上や費用が「発生した」タイミングで処理するという考えが「発生主義」です。現金の収支で計上する考えを現金主義というのですが、現在の会計実務では、一部の個人事業主を除き、採用できません。
そのため、皆様が管理する売上や費用は発生主義をベースに考える、とご理解いただければと思います。
② 売上計上のタイミングは、経理担当者に確認する
売上の計上タイミングは、特に現場社員の方はそれが自分達の成績などに大きな影響をもたらすものであるため、きちんと把握されていることが多く、実務上あまり迷うことはないかもしれません。
しかし細かい話をすると、売上計上のタイミングにはルールがあり、
- ・公認会計士の会計監査を受ける会社は「収益認識に関する会計基準」
- ・それ以外の中小企業は「収益認識に関する会計基準」又は「実現主義」
により計上する必要があります。
従来は、企業会計原則に、売上高は「実現主義」により計上しなければならない旨の記載があるのみだったのですが、売上高に関する国際的な比較可能性を確保する目的や、実現主義の曖昧さを無くす目的から、「収益認識に関する会計基準」が2021年４月１日以降開始の事業年度から適用されることになりました。
なお、「収益認識に関する会計基準」によると、売上を「いつ」「いくらで」「どのように」計上するかが具体的にルール化されているのですが、その内容は膨大かつ専門的なため、専門家以外がフォローするのが容易ではありません。
そのため、特に「収益認識に関する会計基準」を適用しなければならない会社の場合は、具体的にどのように売上計上すべきかについて、経理担当者などの専門家に確認してから処理を進めるとよいでしょう。
実現主義による場合も、「実現」の解釈が画一的でないため、売上計上のタイミングは会社によってまちまちです。
例えば、お客様に郵送が必要な商品販売の際に、商品を倉庫から出荷するタイミングで売上計上しているかもしれませんし、お客様に商品が届くタイミングで売上計上しているかもしれません。
このような事情から、自分が関連する売上をどのタイミングで計上するかについては、改めて会社の方針を確認してみて下さい。
③ 売上に紐づく費用（売上原価など）は、売上計上のタイミングで計上する
費用の中には、売上原価のように、対応関係が売上と紐づきのものがあります。
これらは、売上計上時に「費用が発生する」ものとして費用化します。
商品を仕入れた際に、「いつの発生だ？」と迷うことがあるかもしれません。４月に商品を仕入れてモノが手元にある場合、４月に仕入は完了しているわけだから、全部が４月の費用になると考えてしまうかもしれません。
しかしこの場合は、仕入の全額を費用にするわけでなく、売れ残っている分については売れた際に費用化できるよう費用処理を繰越す必要があるのです。
具体的に、４月に８０円で１００個仕入れて、９０個売れた場合、仕入は８，０００円（８０円×１００個）ですが、売上原価として費用になるのは７，２００円（９０個×８０円）のみとなります。
８００円（売れ残りの１０個×８０円）分については、次月以降の費用となります（売れ残り分は、棚卸資産（在庫）として資産に計上します）。
面倒であればこのような売上原価の管理を省略し、売上×原価率を売上原価として計上するような簡便的な処理でもOKですが、もし厳密にやられる場合は、このように売上との対応関係を意識して処理していただければと思います。
④ 売上に紐づかない費用は、請求書などに書いていある日付を見て計上する
売上原価以外の費用については、請求書の内容を見て、計上のタイミングを判断します。
例えば、請求書には「業務委託費７月分」、「広告掲載料８月分」といった感じで、いつの分の費用かの記載があると思います。担当者であれば請求書を見なくても、いつの分の費用かを把握している場合もあるでしょう。
期間が数ヶ月に及ぶ内容の請求書について
請求書を見たときに、「７月から９月までの分」といった感じで、複数月にまたがる内容が記載されていることがあるかもしれません。その場合は、その請求内容が
- ・成果物の納品があるものか
- ・成果物の納品は特になく、単に期間が定めれているだけのものか
により処理の方法を変えます。前者の場合は、納品（ないし検収）のタイミングで一括で費用計上し、後者の場合は、期間に対応させる形で費用を按分します。
例えば、３ヶ月分で９０万円の請求だとすれば、１ヶ月３０万円ずつ費用処理します。
お金を支払ったタイミングは関係ありません。
複数月分の業務を前払していようと、後払いしていようと、発生のタイミングにより費用計上するという考え方に違いはなく、いつの発生かを考える際に、これらの内容をご参照いただければと思います。
➄ 一括で費用処理できない減価償却資産の存在に注意
事業用の建物、機械、車、備品、ソフトウェア、商標権、特許権といった資産で、購入価額が１個あたり１０万円以上のものは、一括で費用処理できない可能性があります。
これらは長期間使用できるものとして、複数年に渡り費用処理していきます。この複数年に渡り費用処理することを「減価償却」というのですが、減価償却が必要な資産のことを「減価償却資産」といいます。
いくら以上を減価償却資産とするかは、会社のポリシーによってまちまちです。
１０万円でなく、２０万円以上を減価償却資産とする会社もありますし、３０万円以上を減価償却資産とする会社もあります。
まずは自社の基準を確認の上、１単位あたりその金額を上回る費用については、減価償却資産にならないかをその都度確認しましょう。
これらは請求書の金額で費用処理してはいけません。
減価償却費という形で別途計算した金額を費用処理します。減価償却費を各部門で計算するのは非効率なので、経理と連携して把握して下さい。
因みに、各部門の裁量で減価償却資産を購入するということはそんなにないかもしれませんので、実務上、各社員の方々が迷われる場面は多くないかもしれません。
マニュアル化やチェックリスト化するとミスが減ります
数値集計のミスを減らす上で、留意点のマニュアル化やチェックリスト化が有効です。
細々した内容にしすぎると読む方も大変なのですが、重要な論点は漏らさずに記載します。
そして、それらを運用していく中で不具合があれば、ブラッシュアップして共有し直します。特にミスが多発する内容があれば、随時追加するとよいでしょう。
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今回も長文お読みいただきありがとうございました！別の記事も是非ご参照くださいませ。
